REVERSIBILITE

Cette Annexe précise les modalités de préparation et mise enœuvre de la réversibilité. Il est précisé que le terme « Repreneur » désignesoit un nouveau prestataire, soit le Client si ce dernier décidait de reprendreà son compte l’hébergement de ses données.

Conditions d’exercice de la clause de réversibilité

La réversibilité pourra être mise en œuvre dans les deux cas suivants :

• Cessation de la relation contractuelle
• Mis en liquidation judiciaire du Prestataire

Mise en œuvre de la réversibilité

Le Prestataire mettra en œuvre, dans les conditions ci-après définies, la réversibilité de l'externalisation de l’hébergement des données afin de permettre au Client de reprendre sans difficulté ou de faire reprendre par un tiers désigné par lui, tout ou partie des données par le Prestataire au Client et, ce dans les meilleures conditions en cours ou à l’issue de la prestation.

Le Prestataire s'engage à documenter les procédures et outils mis en œuvre, dans un délai d'un mois à compter de leurs mises en œuvre et à garder à jour cette documentation.

Obligations en cas decessation de la relation contractuelle

Informations en vue du transfert

En cas d'expiration du Contrat, pour quelque cause que ce soit, le Prestataire s'engage à communiquer au Repreneur les informations qui lui sont nécessaires pour permettre la réversibilité, dans les conditions de l'article 19 des conditions générales « Réversibilité ». La période de réversibilité s'exerce pendant les six mois précédant la fin du Contrat, ou en cas de résiliation totale ou partielle, pendant les six mois suivant la notification de la résiliation ; la réversibilité s'exercera pendant le délai nécessaire à sabonne réalisation, qui ne pourra excéder six mois.

II est rappelé que les Prestations objet de l’annexe restent dues jusqu'à l'expiration de celui-ci. Néanmoins,

Le Client peut libérer le Prestataire de cette obligation dans le cas de transfert de prestations recettées sans réserve préalablement à l'extinction du Contrat.

Éléments à transférer

Préalablement à la date effective du transfert des Prestations, et au plus tard à cette date, le Prestataire mettra à la disposition du Repreneur, dans les conditions prévues à l’article 19 :

• Les moyens matériels et/ou logiciels transférés au Prestataire par le Client pour autant que ces moyens subsistent à l'expiration du Contrat
• Les données et fichiers hébergés pour le compte du Client.

Supports et formats

Le Prestataire restituera les données et fichiers sous les formats suivants : .txt, .pdf, .jpg, .csv ou .docx

Pendant la durée du transfert, le Prestataire et le Repreneur se mettront d’accord sur le moyen d’échanger les Données.

Obligations en cas liquidation judiciaire du Prestataire

Informations en vue du transfert

En cas de liquidation judiciaire du Prestataire, le Prestataire s'engage à communiquer au Repreneur les informations qui lui sont nécessaires pour permettre la réversibilité, dans les conditions de l'article 19 des conditions générales « Réversibilité ». La réversibilité s'exercera pendant le délai nécessaire à sa bonne réalisation, qui ne pourra excéder deux mois.

Éléments à transférer

Le Prestataire s’engage à donner toutes les instructions et conseils nécessaires au Repreneur afin qu’il puisse héberger lui-même son environnement applicatif ainsi que l’ensemble de ses données. Les éléments transférés sont :

• Conteneurs Dockers comportant les composants permettant de faire fonctionner le logiciel en toute indépendance.
• Scripts d’initialisation d’une instance PostgreSQL

Acteurs

Le Prestataire garantit que ses ressources chargées des opérations de réversibilité ont le niveau de compétence et de connaissance sur l'ensemble du périmètre du Client nécessaire à la bonne réalisation des opérations.

Dans le cadre des opérations de réversibilité, le Prestataire s'oblige à coopérer de bonne foi avec le Repreneur, et à mettre en œuvre le transfert de compétence y afférent.

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Assistance technique

Pendant la Phase de réversibilité, le Prestataire apporte au Repreneur, son assistance technique, notamment par le transfert des informations nécessaires, pour faciliter la reprise des prestations confiées,et ce dans les meilleures conditions possibles.

A l'issue de la Phase de réversibilité, des prestations supplémentaires d'assistance technique pourront être demandées au Prestataire qui s'engage à y répondre favorablement, ceci pour une période maximum de 6 mois, et aux conditions préciser à l’article 19.

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Déroulement de la réversibilité

Déclenchement de la réversibilité

Le Client est à l'initiative du déclenchement de la réversibilité des Prestations

Elle sera effectuée par lettre recommandée avec accusé de réception adressée au Prestataire. On appelle date de déclenchement la date d'accusé de réception de la demande de déclenchement de la réversibilité par le Client.

Lors du déclenchement, le Client notifie les options de réversibilité qu'il veut voir exécuter pour le ou les sous-ensembles concernés, parmi celles qui sont proposées au Plan de Réversibilité ; le Client communique le scénario de transfert vers le Repreneur ainsi que le macro-planning souhaité.

Le Prestataire dispose d'un délai maximum de 45 jours à compter de la date de déclenchement de la réversibilité pour mettre à jour, si nécessaire, et livrer au Client le Plan de Réversibilité.

Le Prestataire en complément du Plan de Réversibilité, fournira un devis pour l'ensemble des tâches relevant de sa responsabilité et décrites au Plan de Réversibilité.

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Planning des opérations de réversibilité

Ce planning sera établi par le Prestataire et le Client aidé éventuellement du Repreneur, dans les meilleurs délais après remise du Plan de réversibilité à jour par le Prestataire. Il indiquera au moins les tâches suivantes :

• Transfert des informations concernant les applications
• Transfert des informations concernant les données
• Installation des nouveaux moyens techniques
• Transfert des moyens techniques récupérables
• Transfert des applications
• Transfert des données

Les jalons suivants seront identifiés :

• Recette des procédures et du paramétrage des nouveaux moyens par le Client ou le Repreneur
• Bascule en responsabilité chez le Client ou le Repreneur(éventuellement par Lot)
• Arrêt des Prestations du Contrat (éventuellement par Lot)
• Recette de réversibilité

Comité de réversibilité

Pendant toute la durée de la réversibilité, Le Client et le Prestataire se réunissent périodiquement afin d'assurer le suivi du bon déroulement des opérations prévues.

Le Prestataire et le Repreneur apporteront leurs conseils respectifs au Client dans le cadre de leurs obligations et prestations respectives (réversibilité versus mise en place), afin d'assurer le succès de la transition entre le Prestataire et le Repreneur. Chaque réunion donne lieu à compte-rendu rédigé par Le Client qui sera soumis à la validation du Prestataire.

Tout dysfonctionnement impactant les charges et délais prévus pour la réversibilité doit être notifié dans les meilleurs délais aux membres du Comité de Pilotage définis dans le présent Contrat.

En cas de dysfonctionnement constaté, imputable au Prestataire, impactant les charges et délais prévus pour la réversibilité et pour autant que l'impact éventuel ne puisse être résorbé sans incidence pour le Client, la date de fin de la Phase de réversibilité est repoussée d'autant et la charge supplémentaire occasionnée est aux frais du Prestataire. Cette charge supplémentaire porte :

• sur les tâches du processus de réversibilité proprement dites réalisées par le Prestataire,
• les Prestations réalisées parle Prestataire,

Le Prestataire devra maintenir l'équipe nécessaire à ses frais, de la date initiale d'expiration du Contrat à la date finale de la Phase de réversibilité.

Si un tel dysfonctionnement n'est pas imputable au Prestataire, le Client aura néanmoins la faculté de prolonger :

• La Phase de réversibilité ;
• Et simultanément, la durée des Prestations, étant entendu que ces Prestations seront facturées au Client aux conditions du Contrat.

Dès qu'une des Parties le juge nécessaire, le Comité se réunira toutes les semaines.

Partage des tâches

Le Prestataire exercera son obligation de conseil envers le Client sur l'organisation des moyens techniques mis en œuvre par le Repreneur, tels qu'il en a connaissance.

Pendant la Phase de réversibilité, le Client ou le Prestataire porteront à la connaissance de l'autre Partie l'existence et le contenu d'éventuels livrables supplémentaires omis dans le Plan de Réversibilité définitif. Dans ce cas, les parties conviennent de les inclure dans la liste des livrables.

Recette des prestations de réversibilité

Pour assurer la bonne fin des tâches de réversibilité à sa charge, le Prestataire s'engage notamment à ce que la formation complémentaire dispensée soit adéquate et la documentation fournie, établie par lui-même, soit exempte d'erreur.

L'objet de la recette des prestations de réversibilité est d'acter que celle-ci s'est bien déroulée en ce qui concerne le Prestataire et que le Contrat est formellement terminé.

La réversibilité peut donner lieu à plusieurs procès-verbaux intermédiaires correspondant aux étapes successives de la réversibilité, si ces étapes ont été prévues dans le Plan de réversibilité.

Dans tous les cas, le Prestataire n'est dégagé de ses obligations au titre du Contrat, qu'après signature par les deux parties du procès-verbal définitif de recette de la réversibilité, dans les conditions prévues au plan. En tout état de cause, la fourniture des livrables conformément à la liste figurant au Plan de Réversibilité constitue une condition au prononcé de recette de la réversibilité.

La signature de ce procès-verbal définitif de recette de la réversibilité libère le paiement par le Client des prestations de réversibilité.

Plan de réversibilité

Création

Le Plan de Réversibilité est réalisé par le Prestataire dans les30 jours de l’activation de la réversibilité.

Contenu attendu du plan de réversibilité

Le Plan de Réversibilité décrit notamment :

1. Les conditions d'exécution des opérations de réversibilité, notamment
   
   - L'organisation du Prestataire à mettre en place, les tâches des Parties
   - Les phases de mise en œuvre de la réversibilité
   - Les contraintes de réalisation, les pré-requis et les dates clés
   - Les tâches et livrables, ainsi que le calendrier et les procédures de recette associées
   - Les engagements quantitatifs et qualitatifs en matière d'assistance technique et de formation
   - Les prestations éventuellement facturables en sus du Contrat (par profil, en homme-jour, au tarif de 900€/jour
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2. Le Plan de Réversibilité décrit en détail les opérations nécessaires à la réversibilité et précise, selon la nature des informations à restituer, le support utilisé pour leur transmission à savoir notamment :
   
   - Le format : électronique (par exemple, fichier Word pour un document) ; sauf mention contraire dûment justifiée, les transferts se feront sous format électronique.
   - La nature du support et les outils nécessaires à leur relecture.

Informations à restituer

Le Plan de réversibilité décrit la liste instanciée des éléments dus au titre la réversibilité par le Prestataire au Client, notamment :

• Les codes sources ou exécutables des applications (seulement dans le cas d’unel iquidation judiciaire du Prestataire),
• Les données du Client au jour de la bascule.

Pour tout élément à restituer dont le Client ne serait pas propriétaire ou détenteur des droits d'utilisation, doit être précisé :

• Si la cession est possible parle Prestataire ou si le Client doit procéder à un achat
• Le titulaire des droits correspondants
• Les modalités de cession ou d’utilisation ; nature des éléments cédés (propriété ou droit d'utilisation), modalités financières.
• La nécessité éventuelle de souscrire des contrats de maintenance associés.

Remarque : certains logiciels disposent d'une licence d'utilisation sur une machine, le transfert sur un autre ordinateur donnant lieu à paiement à l'éditeur. Ceci devra être signalé au Plan de Réversibilité le cas échéant.

Ressources humaines nécessaires

Le Plan de réversibilité contient l'estimation par le Prestataire des charges et des ressources affectées aux opérations de réversibilité.

Lors du déclenchement de la réversibilité, le Prestataire fournira un devis ferme qui ne saurait excéder le montant estimé dans le Plan de réversibilité.

En ce qui concerne la mission de formation supplémentaire du repreneur, le Client et le Repreneur se chargeront de remettre au Prestataire le contenu des demandes, et ce dernier produira un devis pour la charge correspondante.

Le Plan de réversibilité contient également :

• La recommandation par le Prestataire, compte tenu de sa connaissance du Système d'Informations, des compétences spécifiques attendues d'un Repreneur.
• La description le cas échéant de la formation nécessaire au Repreneur qui serait assurée par le Prestataire.

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